Automações

Aprenda a criar e configurar automações no seu MovePipe.

Como criar uma automação
Como gerenciar automações
Tipos de eventos
Tipos de ações
Como criar/editar um template de e-mail

Como criar uma automação

Vamos aprender passo a passo como criar e configurar uma automação, mas antes disso, é indispensável que você saiba o que são e para que servem as automações, clique aqui para saber mais.

A maneira de criar uma automação é a mesma tanto nos fluxos, quanto nas tabelas. A única diferença que veremos são os tipos de eventos e ações, que serão explicados mais pra frente.

Para começar, abra as configurações do fluxo/tabela que deseja criar a automação

Configurações - Fluxo e Tabela.jpeg

Você pode abrir a aba de automações diretamente pelo menu lateral, clicando na seta ao lado de configurações e selecionando "Automações"

Automações (abrindo pelo menu).gif

Ou na tela de configurações, clicando na aba "Automações"

Automações (abrindo pelas configurações).jpeg

Clique em "Criar automação"

Criar automação.jpeg

A tela de automações estará dividida em duas partes:

- À esquerda: você encontrará os eventos.
- À direita: você encontrará as ações.

Automações - Nova automação.jpeg

Primeiro você deve escolher o evento e em seguida, a ação que este evento acionará.

Veja os eventos e ações disponíveis:

FLUXO

Eventos	Ações
Um item for criado	Envie uma notificação por e-mail
Um item sair de uma etapa	Atualize um campo
Um item entrar em uma etapa	Crie um item ou registro conectado
Um campo for atualizado	Crie um item ou registro
Um alerta for acionado	Distribua responsáveis
Uma atividade for recorrente	Distribua responsáveis externos
	Mova um item

TABELA DE DADOS

Eventos	Ações
Um registro for criado	Envie uma notificação por e-mail
Um campo for atualizado	Atualize um campo
Um registro for ativo	Crie um item ou registro conectado
Um registro for inativo	Crie um item ou registro
Um alerta for acionado

Depois de definir sua automação, clique em "Salvar" e dê um nome para a automação, procurando ser curto e descritivo.

Após seguir esses passos, sua automação estará criada e pronta para uso.

Acione algum evento que utilize a automação para execução de uma ação para testar se está tudo funcionando conforme o desejado.

Saiba mais:

Como gerenciar automações

Tipos de eventos

Tipos de ações

Como gerenciar automações

Agora que já sabemos como criar uma automação, vamos aprender a gerenciá-las.

Suas automações aparecerão na tela dessa maneira:

Automações criadas.jpeg

Como aplicar filtros

Você pode filtrar suas automações pelo status (habilitado/desabilitado) e/ou pelo nome.

Para filtrar pelo status, selecione o status desejado, caso queira limpar o filtro, basta clicar na opção "Limpar filtros"

Automações - Gerenciando automações.gif

Para filtrar pelo nome, basta digitar o nome da automação no campo de filtro

Automações - Filtrar por nome.jpeg

Habilitar/desabilitar automação

Você pode habilitar e desabilitar sua automação conforme suas necessidades, tendo um maior controle sobre suas operações.

Clique no botão mostrado abaixo

Automação criada.jpeg

Como editar, clonar e remover automações

Você pode também editar, clonar ou excluir sua automação. Clique no ícone ao lado da automação e selecione e opção desejada.

Para editar o nome e as configurações da automação, clique na opção "Editar"

Automações - Editando automação.gif

Para duplicar uma automação, clique na opção "Clonar"

Automações - Clonando automação.gif

Para excluir uma automação, clique na opção "Excluir"

A exclusão da automação é irreversível e todas as configurações serão perdidas. Caso precise de uma automação que tenha sido excluída, esta deverá ser criada novamente.

Automações - Excluindo automação.gif

Tipos de eventos

Vamos conhecer os tipos de eventos, condições e como configurá-los. Você sempre deverá escolher o tipo de evento e em qual repositório deseja que a automação seja aplicada.

Eventos do fluxo

Quando um item for criado: sempre que um item for criado, disparará uma ação.

Automações - Quando um item for criado.gif

Quando um item sair de uma etapa: sempre que um item sair de uma etapa escolhida, disparará uma ação.

Automações - Quando um item sair de uma etapa.gif

Quando um item entrar em uma etapa: sempre que um item entrar em uma etapa escolhida, disparará uma ação.

Automações - Quando um item entrar em uma etapa.gif

Quando um campo for atualizado: sempre que um ou mais campos escolhidos forem atualizados, disparará uma ação.

Automações - Quando um campo for atualizado (fluxo).gif

Quando um alerta for acionado: sempre que um alerta escolhido for acionado, disparará uma ação.

Automações - Quando um alerta de SLA for acionado.gif

Quando uma atividade for recorrente: automatize atividades manuais que são feitas recorrentemente.

Automação - Atividade recorrente.gif

Eventos de tabelas

Quando um registro for criado: sempre que for criado um novo registro, disparará uma ação.

Automações - Quando um registro for criado.gif

Quando um campo for atualizado: sempre que um ou mais campos escolhidos forem atualizados, disparará uma ação.

Automações - Quando um campo for atualizado.gif

Quando um registro for ativo: sempre que um registro for ativado, disparará uma ação.

Automações - Quando um registro for ativo.gif

Quando um registro for inativo: sempre que um registro for inativado, disparará uma ação.

Automações - Quando um registro for inativo.gif

Quando um alerta for acionado: sempre que um alerta escolhido for acionado, disparará uma ação.

Automações - Alerta acionado .gif

Condições

Além do evento, você pode adicionar condições que devem ser seguidas também. As condições garantem que a automação seja acionada apenas se um cenário específico ocorrer.

Para adicionar uma condição a um evento, clique no botão "Adicionar condição"

Automação - Adicionar condição.jpeg

Selecione o campo e o tipo de validação que deseja fazer

Automações - Condições.gif

Você pode adicionar quantas condições forem necessárias. Para cada grupo de condições, você selecionará se deve corresponder a todas as condições (e), ou se deve corresponder a pelo menos uma das condições (ou).

As condições serão validadas na ordem que forem dispostas, sendo assim, a segunda validação será realizada apenas se a primeira for verdadeira. A regra se aplica tanto para condições individuais quanto grupos de condições.

Clicando no +, você seleciona se deseja criar uma nova condição (que será validada no mesmo grupo da primeira condição) ou se deseja criar um novo grupo de condições, que será validado separadamente do primeiro grupo.

Vamos a um exemplo prático:

Criaremos uma automação para que quando um item for criado, este item seja movido para a etapa "Pedido confirmado", porém, este item deve ser movido apenas se o campo "Título" estiver preenchido.

Neste caso, você adicionará uma condição para que a automação seja realizada somente se tudo estiver dentro das condições. Caso um item seja criado, mas o título não esteja dentro das condições, não acionará a automação.

Saiba mais:

Como criar uma automação

Tipos de ações

Vamos conhecer os tipos de ações que podem ser disparadas quando ocorrer algum evento e como configurá-las para sua automação.

As ações são as mesmas para as automações de fluxo e de tabela, exceto pelas ações "Distribua responsáveis", "Distribua responsáveis externos" e "Mova um item" que são exclusiva das automações de fluxo.

Envie uma notificação por e-mail: envie uma notificação por e-mail. Selecione o template desejado e salve.

Automações - Envie uma notificação por e-mail.gif

Atualize um campo: atualize um ou mais campos específicos.

Selecione o repositório onde campo está localizado e o campo que deseja atualizar (pode ser um campo do próprio fluxo/tabela onde você está criando a automação, ou de um fluxo/tabela vinculado através das conexões). Você pode deixar o campo com valor dinâmico ou fixo, conforme sua necessidade.

- Valores dinâmicos: campos dinâmicos são preenchidos com valores mutáveis, com base em um campo selecionado por você, não contendo um valor fixo.
  
  Exemplo: Ao selecionar o campo de e-mail para atualizar com valor dinâmico, você pode selecionar para que esse campo receba o valor preenchido pelo usuário no campo de e-mail. Assim, cada pedido gerará um e-mail diferente e o campo vai receber o valor selecionado dinamicamente.

- Valores fixos: campos fixos são preenchidos com valores imutáveis. Nesse caso, ele conterá um valor fixo definido por você.
  
  Exemplo: Ao selecionar o campo de e-mail para atualizar com valor fixo, você define o valor do e-mail que será recebido no campo. Assim, todos os pedidos receberão o mesmo valor definido por você.

Automações - Atualize um campo.gif

Crie um item ou registro conectado: crie um item/registro conectado. Para que essa ação ocorra sem falhas, a conexão já deve ter sido criada.
Exemplo: em um processo de Recrutamento, ao finalizar o processo de entrevista e mover um item para etapa Aprovado, crie um registro na tabela de dados Recrutados.

Automações - Crie um item ou registro conectado.gif

Crie um item ou registro: crie um item/registro a partir de campos que já existem no fluxo/tabela de dados. Combine os campos de um repositório aos campos de outros. Quando estes campos forem atualizados, as informações serão atualizadas nos outros itens/registros.
Exemplo: utilize campos da tabela Recrutados para criar novos itens na tabela Membros da equipe e atualize dados em ambos.

Distribua responsáveis: distribua responsáveis para itens sempre que um evento específico ocorrer. Selecione de qual tabela de dados deseja buscar os responsáveis, o campo do qual os valores devem ser copiados (deve ser um campo do tipo "Responsável"), o campo que deve ser atualizado com esses valores (deve ser um campo do tipo "Responsável") e o cenário ideal para que essa distribuição ocorra corretamente.

Distribua responsáveis externos: distribua responsáveis externos para itens sempre que um evento específico ocorrer. Selecione de qual tabela de dados deseja buscar os responsáveis, o campo do qual os valores devem ser copiados (deve ser um campo do tipo "E-mail" ou "Responsável Externo"), o campo que deve ser atualizado com esses valores (deve ser um campo do tipo "Responsável externo") e o cenário ideal para que essa distribuição ocorra corretamente.

Mova um item: mova um item entre as etapas sempre que um evento específico ocorrer. Selecione a etapa para a qual deseja mover o item e salve.

Automações - Mova um item.gif

Saiba mais:

Como criar/editar um template de e-mail

Como criar uma automação

Como criar uma conexão

Tipos de eventos

Como criar/editar um template de e-mail

Ao criar uma automação para enviar notificações por e-mail, você pode selecionar um template já existente ou criar um novo.

Vamos guiá-lo passo a passo para a criação e edição de um template de e-mail.

Clique na opção "Criar ou editar um template de e-mail"

Criar template.jpeg

Nesta tela estarão os templates já criados, caso deseje editar.

Para criar um novo, clique na opção "Criar novo template"

Criar novo template.jpeg

Preencha os dados necessários para seu template

Nome do template: dê um nome ao seu template, procure usar nomes de fácil identificação do objetivo deste template.

Este campo é obrigatório.

Nome do remetente: identifique quem está enviando o e-mail. Pode ser preenchido com valores fixos (definidos por você) ou com valores dinâmicos (preenchidos dinamicamente de acordo com o valor do campo selecionado por você).

Automações - Criando template - Nome do remetente.gif

No exemplo acima, utilizamos os dois tipos de campos. Neste caso, o remetente do e-mail será apresentado como:

Usuário + (valor do ID do item)
Ex.: Usuário, XXX

E-mail do remetente: endereço de e-mail de quem está enviando o e-mail. Pode ser utilizado um e-mail já cadastrado ou digitar um novo diretamente no campo.

- - - - E-mail já cadastrado

Automações - Criando template - E-mail do remetente já cadastrado.gif

- - - E-mail preenchido manualmente

Automações - Criando template - E-mail do remetente preenchido manual.gif

E-mail do destinatário: endereços de e-mail que receberão a notificação. Podem ser utilizados e-mails já cadastrados ou digitar novos diretamente no campo.

Automações - Criando template - E-mail do destinatário.gif

Este campo é obrigatório.

CC: endereços de e-mail que receberão uma cópia do e-mail, porém não são os principais destinatários. Os e-mails estarão visíveis para todos que receberem a cópia. Podem ser utilizados e-mails já cadastrados ou digitar novos diretamente no campo.

Automações - Criando template - Destinatário CC.jpeg

CCO: endereços de e-mail que receberão uma cópia oculta do e-mail, porém não são os principais destinatários. Os e-mails não estarão visíveis aos destinatários receberem a cópia. Podem ser utilizados e-mails já cadastrados ou digitar novos diretamente no campo.

Automações - Criando template - Destinatário CCO.jpeg

Assunto: assunto do e-mail que será enviado na notificação. Pode ser preenchido com valores fixos (definidos por você) ou com valores dinâmicos (preenchidos dinamicamente de acordo com o valor do campo selecionado por você).

Automações - Criando template - Assunto.jpeg

Conteúdo do e-mail: campo para digitação do e-mail que será enviado, podendo adicionar campos dinâmicos e formatações.

Automações - Criando template - Caixa de texto.jpeg

Depois de preencher todas as informações, basta clicar em "Salvar".

Automações - Template de e-mail - Salvando.gif

Seu template já estará disponível para uso.

Automações - Selecionando template.gif

Como editar um template

Clique na opção "Criar ou editar um template de e-mail", para editar o template basta clicar em cima do nome do template ou clicar no e selecionar a opção "Editar".

Você pode também clonar e remover o template através das opções presentes clicando no ícone .