Automações

Aprenda a criar e configurar automações no seu MovePipe.

Como criar uma automação




Vamos aprender passo a passo como criar e configurar uma automação, mas antes disso, é indispensável que você saiba o que são e para que servem as automações, clique aqui para saber mais.

A maneira de criar uma automação é a mesma tanto nos fluxos, quanto nas tabelas. A única diferença que veremos são os tipos de eventos e ações, que serão explicados mais pra frente.

Configurações - Fluxo e Tabela.jpeg

Automações (abrindo pelo menu).gif

Automações (abrindo pelas configurações).jpeg

Criar automação.jpeg

A tela de automações estará dividida em duas partes:

Automações - Nova automação.jpeg

Primeiro você deve escolher o evento e em seguida, a ação que este evento acionará.

Veja os eventos e ações disponíveis:

FLUXO

Eventos
Ações

Um item for criado

Envie uma notificação por e-mail
Um item sair de uma etapa Atualize um campo
Um item entrar em uma etapa Crie um item ou registro conectado
Um campo for atualizado Crie um item ou registro
Um alerta for acionado Distribua responsáveis
Uma atividade for recorrente Distribua responsáveis externos

Mova um item

TABELA DE DADOS

Eventos
Ações

Um registro for criado

Envie uma notificação por e-mail
Um campo for atualizado Atualize um campo
Um registro for ativo Crie um item ou registro conectado
Um registro for inativo Crie um item ou registro
Um alerta for acionado

Depois de definir sua automação, clique em "Salvar" e dê um nome para a automação, procurando ser curto e descritivo.

Após seguir esses passos, sua automação estará criada e pronta para uso.

Acione algum evento que utilize a automação para execução de uma ação para testar se está tudo funcionando conforme o desejado.



Saiba mais:

Como gerenciar automações

Tipos de eventos

Tipos de ações

Como gerenciar automações




Agora que já sabemos como criar uma automação, vamos aprender a gerenciá-las.

Suas automações aparecerão na tela dessa maneira:

Automações criadas.jpeg


Como aplicar filtros

Você pode filtrar suas automações pelo status (habilitado/desabilitado) e/ou pelo nome.

Automações - Gerenciando automações.gif

Automações - Filtrar por nome.jpeg


Habilitar/desabilitar automação

Você pode habilitar e desabilitar sua automação conforme suas necessidades, tendo um maior controle sobre suas operações. 

Automação criada.jpeg


Como editar, clonar e remover automações

Você pode também editar, clonar ou excluir sua automação. Clique no ícone menu-pontos-vertical-1.png ao lado da automação e selecione e opção desejada.

Automações - Editando automação.gif

Automações - Clonando automação.gif

A exclusão da automação é irreversível e todas as configurações serão perdidas. Caso precise de uma automação que tenha sido excluída, esta deverá ser criada novamente.

Automações - Excluindo automação.gif

Tipos de eventos




Vamos conhecer os tipos de eventos, condições e como configurá-los. Você sempre deverá escolher o tipo de evento e em qual repositório deseja que a automação seja aplicada.


Eventos do fluxo

Automações - Quando um item for criado.gif

Automações - Quando um item sair de uma etapa.gif

Automações - Quando um item entrar em uma etapa.gif

Automações - Quando um campo for atualizado (fluxo).gif

Automações - Quando um alerta de SLA for acionado.gif

Automação - Atividade recorrente.gif


Eventos de tabelas

Automações - Quando um registro for criado.gif

Automações - Quando um campo for atualizado.gif

Automações - Quando um registro for ativo.gif

Automações - Quando um registro for inativo.gif

Automações - Alerta acionado .gif


Condições

Além do evento, você pode adicionar condições que devem ser seguidas também. As condições garantem que a automação seja acionada apenas se um cenário específico ocorrer. 

Automação - Adicionar condição.jpeg

Automações - Condições.gif

Você pode adicionar quantas condições forem necessárias. Para cada grupo de condições, você selecionará se deve corresponder a todas as condições (e), ou se deve corresponder a pelo menos uma das condições (ou).

As condições serão validadas na ordem que forem dispostas, sendo assim, a segunda validação será realizada apenas se a primeira for verdadeira. A regra se aplica tanto para condições individuais quanto grupos de condições.

Clicando no +, você seleciona se deseja criar uma nova condição (que será validada no mesmo grupo da primeira condição) ou se deseja criar um novo grupo de condições, que será validado separadamente do primeiro grupo. 

Vamos a um exemplo prático:

Criaremos uma automação para que quando um item for criado, este item seja movido para a etapa "Pedido confirmado", porém, este item deve ser movido apenas se o campo "Título" estiver preenchido. 

Criando automação.gif

Neste caso, você adicionará uma condição para que a automação seja realizada somente se tudo estiver dentro das condições. Caso um item seja criado, mas o título não esteja dentro das condições, não acionará a automação.



Saiba mais:

Como criar uma automação

Tipos de ações

Tipos de ações




Vamos conhecer os tipos de ações que podem ser disparadas quando ocorrer algum evento e como configurá-las para sua automação. 

As ações são as mesmas para as automações de fluxo e de tabela, exceto pelas ações "Distribua responsáveis""Distribua responsáveis externos" e "Mova um item" que são exclusiva das automações de fluxo

Automações - Envie uma notificação por e-mail.gif


            Selecione o repositório onde campo está localizado e o campo que deseja atualizar (pode ser um campo do próprio fluxo/tabela onde você está criando a automação, ou de um fluxo/tabela vinculado através das conexões). Você pode deixar o campo com valor dinâmico ou fixo, conforme sua necessidade. 

Automações - Atualize um campo.gif

Automações - Crie um item ou registro conectado.gif

Automações - Crie um item ou registro.gif

Automações - Distribua responsáveis.gif

Automações - Distribua responsáveis externos.gif

Automações - Mova um item.gif



Saiba mais:

Como criar/editar um template de e-mail

Como criar uma automação

Como criar uma conexão

Tipos de eventos

Como criar/editar um template de e-mail




Ao criar uma automação para enviar notificações por e-mail, você pode selecionar um template já existente ou criar um novo.

Vamos guiá-lo passo a passo para a criação e edição de um template de e-mail. 

Criar template.jpeg

Nesta tela estarão os templates já criados, caso deseje editar.

Criar novo template.jpeg


Preencha os dados necessários para seu template

Este campo é obrigatório.

Automações - Criando template - Nome do remetente.gif

No exemplo acima, utilizamos os dois tipos de campos. Neste caso, o remetente do e-mail será apresentado como:

Usuário + (valor do ID do item)
Ex.: Usuário, XXX

Automações - Criando template - E-mail do remetente já cadastrado.gif

Automações - Criando template - E-mail do remetente preenchido manual.gif

Automações - Criando template - E-mail do destinatário.gif

Este campo é obrigatório.

Automações - Criando template - Destinatário CC.jpeg

Automações - Criando template - Destinatário CCO.jpeg

Automações - Criando template - Assunto.jpeg

Automações - Criando template - Caixa de texto.jpeg

Depois de preencher todas as informações, basta clicar em "Salvar"

Automações - Template de e-mail - Salvando.gif

Seu template já estará disponível para uso.

Automações - Selecionando template.gif


Como editar um template

Clique na opção "Criar ou editar um template de e-mail", para editar o template basta clicar em cima do nome do template ou clicar no menu-pontos-vertical-1.png e selecionar a opção "Editar".

Automações - Template criado.jpeg

Você pode também clonar e remover o template através das opções presentes clicando no ícone menu-pontos-vertical-1.png.