Tarefas

• O que são tarefas?
• Tarefas pessoais
• Tarefas por automações do processo
• Como completar a tarefa

O que são tarefas?

A funcionalidade de Tarefas permite que você organize suas atividades diárias e acompanhe demandas importantes tanto pessoais quanto relacionadas aos processos da sua organização.

Você pode ordenar suas tarefas conforme sua preferência para atendimento.

Benefícios

• Organização pessoal com notificações inteligentes.

• Centralização das tarefas em um único local.

• Integração entre tarefas e automações de processo.

• Facilidade para coletar informações de pessoas externas ao processo.

Tarefas pessoais

No menu Tarefas, você pode criar lembretes e atividades pessoais com prioridade, descrição e data de vencimento. Essa funcionalidade é ideal para quem deseja centralizar compromissos individuais e manter o controle das suas entregas.

Além disso, o sistema envia notificações automáticas:

• Quando a tarefa estiver com mais de 70% do prazo vencido (com base na data de criação e vencimento).

• Quando a tarefa atingir o prazo final e ainda não tiver sido concluída.

Esses lembretes ajudam você a manter o foco no que é mais urgente e evitam que prazos importantes sejam perdidos.

Como criar uma tarefa pessoal

• Acesse as tarefas através do menu e clique no botão "Adicionar" 

• Preencha os campos corretamente e clique em "Criar"

Pronto, sua tarefa esta disponível na lista.

Tarefas por automações do processo

Além das tarefas pessoais, é possível criar tarefas automaticamente dentro de um processo por meio das automações.

Ao configurar uma automação com a ação "Envie uma tarefa", o processo pode:

• Gerar uma nova tarefa vinculada a uma etapa específica.

• Compartilhar um formulário da etapa com um usuário externo ao processo, permitindo que ele preencha as informações necessárias mesmo sem estar inserido diretamente no fluxo.

Essa funcionalidade é útil para:

• Solicitar dados a outros departamentos ou pessoas sem acesso ao processo.

• Acompanhar atividades pendentes de terceiros com prazos e responsáveis definidos.

Como configurar uma automação para envio de tarefas

• Primeiro selecione o evento e à ação "Envie uma tarefa"
• Agora deve preencher o título da tarefa com um valor fixo ou dinâmico:

• Selecione ou digite o e-mail da pessoa que receberá essa tarefa:

• Salve e de um nome para à automação.

Agora sempre que a automação for executada, será enviado um e-mail informando o usuário sobre a nova tarefa. Você pode acessar clicando no link da notificação ou no menu "Tarefas". 

Como completar a tarefa

Para completar uma tarefa você pode:

• Tarefas pessoais:

  1. Acesse o menu Tarefas.

  2. Encontre a atividade que deseja completar.

  3. Clique no ícone de check (✓) ou abra a tarefa e selecione a opção "Marcar como completo".

• Tarefas enviadas por automações:
  Para completar esse tipo de tarefa, é necessário preencher o formulário da etapa vinculado.

  1. Acesse o menu Tarefas ou através do link enviado na notificação.

  2. Encontre a atividade que deseja completar.

  3. Preencha todos os campos obrigatórios do formulário.

  4. Ao enviar o formulário, a tarefa será automaticamente marcada como completa.